En este post vamos a compartir con vosotros las claves para poder organizar ¡un Evento Corporativo de éxito! Bien se trate de un homenaje, un aniversario, una entrega de premios o cualquier otra forma de efeméride empresarial.
Lo primero que nos viene a la cabeza cuando tenemos que…
Organizar un evento Corporativo: ¿Por dónde empezamos?
Tal y como cuenta el Génesis, cuando Dios creó el mundo, no lo hizo de forma aleatoria y desordenada. Muy por el contrarió ideó un plan dividido en 7 pasos o etapas que le permitió pasar de las tinieblas caóticas al más armonioso Edén.
Un evento comienza siendo un caos total lleno de ideas desconectas. Y lógicamente en ese momento inicial puede surgir el pánico, si uno no cuenta con un método de trabajo sistematizado que ayude a llevar el evento hasta el orden perfecto.
Organizar un evento Corporativo: El método 6-6
Yo sugiero utilizar el siguiente método, que he bautizado como 6-6 y que consiste en combinar 6 secuencias con 6 actitudes.
Cada secuencia requiere una actitud y no otra. Por ejemplo durante el evento no es aconsejable criticar pues puede generar tensiones innecesarias. Es mejor aflorar el lado crítico en la fase de la post producción. Asimismo la creación es necesaria cuando trabajamos el concepto pero puede dilatar el proyecto si continuamente incorporamos al mismo nuevas ideas que nos pueden desviar de la acción y del presupuesto.
Las 6 secuencias son:
- el briefing
- el concepto
- el proyecto
- el pre-evento
- el evento
- la post producción
Hay 6 actitudes:
- escuchar
- crear
- planificar
- producir
- ejecutar
- evaluar
1.EL BRIEFING (escuchar)
El briefing alude a la primera reunión con el cliente y técnicamente hace referencia a la elaboración de un resumen con información relevante.
En esta etapa hay que escuchar y analizar atentamente la información proporcionada que será determinante para crear el armazón de la gala.
En esta fase el cliente debería respondernos a las siguientes cuestiones:
- Que se desea lograr (objetivo/s del evento)
- Definición del mensaje que se quiere transmitir
- ¿A quien se dirige la fiesta?, ¿edad media de los asistentes?, ¿nacionalidad?, ¿se conocen entre ellos?, ¿número de asistentes?
- Elección de la fecha más adecuada
- Recopilar información sobre eventos anteriores
- Presupuesto asignado
2.EL CONCEPTO (crear)
El eje central de la gala debe poder resumirse en un Concepto Creativo que actuará como hilo vertebrador de todo el evento.
3.EL PROYECTO (planificar)
En esta etapa deben comenzar las reuniones de organización en las que se definirá:
- El timing
- El personal
- Los recursos técnicos
- El guión
- El plan B (en caso de eventos al aire libre)
- El presupuesto
No te pierdas nuestra próximo post donde explicaremos ¡los últimos 3 pasos para organizar un evento corporativo de éxito!
Equipo de producción Alade3.
